Voldoet uw WBSO-administratie aan de eisen?

WBSO-administratie op orde?

Bedrijven die in 2023 gebruik hebben gemaakt van de WBSO en hun uren en – indien van toepassing – kosten en uitgaven hebben doorgegeven: opgelet! U moet uw uren- en projectadministratie kunnen laten zien als RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) hierom vraagt. De WBSO-controles vinden op dit moment namelijk volop plaats en een gewaarschuwd persoon telt voor twee.

Controle WBSO-administratie op basis van steekproef

Wanneer RVO een WBSO-controle wil uitvoeren, kondigt zij dit altijd van tevoren aan en maakt met u een afspraak voor inzage in de uren- en projectadministratie. Deze afspraak kan zowel via een bedrijfsbezoek als via een zogenaamde deskcontrole ‘op afstand’ plaatsvinden. Op basis van een steekproef verricht RVO de controle naar aanleiding van de verplichte mededeling die u heeft gedaan. Zij gebruikt hierbij ook gegevens van de Belastingdienst. Tijdens de controle kijkt RVO onder meer naar de volgende zaken:

• Staan alle R&D-medewerkers bij u op de loonlijst en hebben zij hun onderzoeks- en/of ontwikkelwerkzaamheden per dag en per project vastgelegd? Deze administratie moeten de R&D-medewerkers altijd binnen tien werkdagen bijwerken, ook als de S&O-verklaring nog niet is afgegeven.
• Is uw projectadministratie aannemelijk? Zijn hieruit de aard, inhoud en voortgang van de WBSO-werkzaamheden te herleiden?
• Zijn de juiste BSN’s (Burgerservicenummers) verstrekt om het uurloon te bepalen? Om het vastgestelde uurloon te controleren worden ook de realisatiegegevens vergeleken met de eerder opgegeven BSN’s.
• Heeft u facturen en andere documenten die de kosten en uitgaven van een WBSO-project verantwoorden? Deze kosten en uitgaven moet u per project bijhouden want RVO kan u vragen om deze in te mogen zien.

Als tijdens de controle blijkt dat de administratie niet klopt, of onvolledig is, kan RVO een correctie geven op de toegekende WBSO en u eventueel een boete opleggen.

Administratie moet matchen met mededeling

Heeft u bij het melden van de realisatie de systematiek van het schuiven met uren toegepast? Dan is het noodzakelijk dat u kunt onderbouwen hoe de uiteindelijke mededeling is opgebouwd. Uit de WBSO-administratie moet RVO kunnen herleiden hoe u tot de gemelde realisatie bent gekomen en moet er een aansluiting zijn met uw urenadministratie en met die van de kosten en uitgaven.

WBSO-proefcontrole biedt zekerheid

Uit ervaring weten we dat er bij het bijhouden van een goede WBSO-administratie helaas nog wel eens wat fout gaat. Als u zich afvraagt of u volledig voldoet aan de eisen van RVO, kan het raadzaam zijn om een proefcontrole te laten uitvoeren. Tijdens deze proefcontrole kunnen wij op elk gewenst moment uw administratie controleren op alle punten die in de officiële controle worden getoetst. Wij kunnen ook toetsen of er met het schuiven van uren, kosten en uitgaven geen fouten zijn gemaakt. Door deze toetsing heeft u de zekerheid dat uw administratie in orde is en dat u een mogelijke officiële controle zonder vervelende gevolgen doorstaat.

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met een van onze experts.