Uw MIT-project wijzigt? Voorkom subsidieverlies!

MIT-praktijkvoorbeeld: vertragingen en essentiële wijzigingen subsidieproject vooraf melden

In een recente uitspraak van 11 februari 2020 oordeelde de bestuursrechter dat een wijzigingsverzoek voor een MIT R&D-samenwerkingsproject terecht is afgewezen. Wijzigingen ná de einddatum van het project zijn in principe niet mogelijk. Dat spreekt misschien voor zich, maar toch zien wij dit in de praktijk nog geregeld misgaan. Reden voor ons om de juridische uitgangspunten bij wijzigingen in een subsidieproject helder weer te geven.

Een belangrijke verplichting bij MIT R&D-samenwerkingsprojecten (en vele andere nationale en Europese subsidies) is dat de activiteiten in het project moeten worden uitgevoerd zoals ze in de aanvraag zijn beschreven. Bij vertragingen of essentiële wijzigingen van het subsidieproject dient voorafgaand, in ieder geval tijdig, en ten minste vóór de einddatum van het project schriftelijk toestemming te worden gevraagd bij de subsidieverlener. De subsidieverlener kan besluiten om goedkeuring te verlenen voor de beoogde wijziging. Er zal geen goedkeuring worden verleend wanneer dit afbreuk doet aan de doelen zoals die in het plan zijn omschreven en wanneer het project niet meer kan voldoen aan de criteria voor subsidieverlening zoals gesteld in de subsidieregeling.

Voorbeelden van essentiële wijzigingen

Het wettelijk kader geeft niet aan wat onder de definitie van ‘essentiële wijzigingen’ valt. In de rechtspraak zijn wel voorbeelden te vinden van essentiële wijzigingen die onder de meldingsplicht vallen. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij:

• een afwijking van de begroting. Bij veel nationale subsidies wordt een drempel van 25 procent gehanteerd; een afwijking van meer dan 25 procent van de begroting zal gemeld moeten worden. Bij veel Europese subsidies wordt hiervoor een percentage tussen de 10 tot 15 procent gehanteerd
• wijzigingen in de samenstelling van deelnemers in het samenwerkingsverband
• de keuze voor een andere leverancier voor de ontwikkeling en het bouwen van de pilot-installatie.

MIT-praktijkvoorbeeld: wijzigingen na einddatum van subsidieproject niet mogelijk

De bestuursrechter heeft in de uitspraak geoordeeld dat wijzigingen na de einddatum van het project in principe niet mogelijk zijn. Een wijziging na de einddatum van het project kan alleen worden toegewezen wanneer zeer bijzondere omstandigheden leiden tot de conclusie dat het wijzigingsverzoek onder goede redenen te laat is ingediend. Het is geen geldig excuus wanneer de subsidieontvanger stelt dat hij de subsidieregeling niet goed heeft begrepen, of dat hij niet wist dat hij zich moest houden aan de ingediende projectplanning.

Wat betekent dit voor de praktijk?

Het is belangrijk om bij indiening van een subsidieaanvraag een realistisch en dus haalbaar projectplan in te dienen. Een subsidieontvanger is, zoals gezegd, verplicht om het projectplan uit te voeren zoals in de oorspronkelijke aanvraag is beschreven. Wanneer de in de aanvraag genoemde activiteiten niet (of niet geheel) hebben plaatsgevonden, kan de subsidieverlener de subsidie intrekken, verlagen of zelfs op nul vaststellen. Ook kan het voorkomen dat bepaalde kostensoorten niet worden gesubsidieerd.

Het is denkbaar dat zich gedurende het project wijzigingen voordoen; essentiële wijzigingen en vertragingen dienen dan voorafgaand, in ieder geval tijdig, en ten minste vóór de einddatum van het project, schriftelijk gemeld te worden bij de subsidieverlener. Overigens geldt dat de subsidieverlener niet verplicht is om voor elk wijzigingsverzoek goedkeuring te verlenen. Het is daarom belangrijk om tijdig te bekijken of een wijziging gemeld moet worden om onnodig subsidieverlies te voorkomen. En gedurende het project is het essentieel om de voortgang en ontwikkeling (periodiek) te monitoren.

Vertraging of essentiële wijzigingen in het project vanwege de coronamaatregelen?

Is er bij uw subsidieproject sprake van vertragingen of grote wijzigingen, bijvoorbeeld vanwege de coronacrisis? Dan is ons advies om dat proactief en tijdig te melden bij de subsidieverlener. Zodat er in goed overleg kan worden gekeken naar wat dit betekent voor het (aangepast) realiseren van uw project.

Wat kan PNO voor u doen?

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel? Of zit u met andere juridische vragen die te maken hebben met een subsidieaanvraag of de afhandeling ervan? De subsidiejuristen van PNO staan voor u klaar. Ook voor vragen over staatssteuntoetsing, verantwoording, controles, bezwaar- en beroepsprocedures of herstructureringen. Bel direct 088-838 13 81 of stuur een bericht: