Hoe bereid je je voor op een WBSO-controle door RVO?

WBSO-controle: RVO neemt contact op met aanvrager

De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) kondigt een WBSO-controle altijd van tevoren aan. De dienst maakt een afspraak voor inzage in jouw uren- en projectadministratie en, indien van toepassing, de administratie van de kosten en uitgaven. Deze controle voert RVO uit op basis van een steekproef. De aanvraag en de realisatiemededeling, die je begin dit jaar hebt ingediend, zijn het uitgangspunt van de audit.

Een incomplete of niet-kloppende administratie kan leiden tot een herziening of zelfs geheel intrekken van de al afgegeven WBSO-beschikking. Ook een boete behoort tot de mogelijkheden. Dit risico wil je natuurlijk niet lopen.

Drie tips voor een goede uitkomst

Voor het met goed gevolg doorstaan van een WBSO-controle hebben we drie tips voor je.

1. Zorg dat WBSO-uren- en projectadministratie op orde zijn

Bij de WBSO-controle kijkt RVO of jouw administratie voldoet aan de wettelijke eisen en of je een juiste mededeling van de gerealiseerde uren, burgerservicenummers (BSN’s) en, indien van toepassing, de kosten en uitgaven hebt gedaan. Ook kijkt de dienst of je de opgevoerde S&O-werkzaamheden daadwerkelijk hebt uitgevoerd en of je dit kunt onderbouwen met een gedetailleerde projectadministratie. Een correcte projectadministratie geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, inhoud en voortgang van het project. Verrichte projectwerkzaamheden van individuele medewerkers moeten kunnen worden gekoppeld aan de geregistreerde uren. Het gaat erom dat er altijd een verband is tussen de urenadministratie en de projectadministratie. Dit hoeft overigens niet per uur te zijn.

Concreet betekent dit dat medewerkers die bij jou op de loonlijst staan én die WBSO-uren verantwoorden voor hun onderzoeks- en/of ontwikkelwerkzaamheden, deze uren per dag en per project vastleggen. Deze administratie moeten zij altijd binnen tien werkdagen bijwerken, ook als RVO de S&O-verklaring nog niet heeft afgegeven. RVO controleert de urenadministratie per persoon, per dag en per project. Deze moet je dan ook paraat hebben. Voor de projectadministratie en de administratie voor de kosten en uitgaven gelden ruimere termijnen, maar deze moet je wel per project inrichten. Uiteraard moet deze administratie over 2025 beschikbaar zijn.

2. Onderbouw jouw mededeling

De realisatiegegevens die je aan RVO hebt gemeld, moeten aansluiten bij jouw WBSO-administratie. Als je met het melden van de urenrealisatie de systematiek van het schuiven met uren (en/of kosten en uitgaven) hebt toegepast, moet je kunnen onderbouwen hoe je de uiteindelijke mededeling hebt opgebouwd. RVO moet namelijk uit jouw projectadministratie kunnen herleiden hoe je tot de gemelde realisatie bent gekomen.

Uit de projectadministratie moet duidelijk blijken waaruit de werkzaamheden, waarvoor je S&O-uren hebt geschreven, hebben bestaan. In de regeling staat dat de aard, inhoud en voortgang van het S&O-werk op eenvoudige en duidelijke wijze uit de projectadministratie moet kunnen worden afgeleid. De projectadministratie kan bijvoorbeeld bestaan uit schetsen, tekeningen, foto’s en aantekeningen over resultaten van verrichte proeven.

RVO kan tijdens de controle ook inzage vragen in facturen en andere documenten die de kosten en uitgaven van een WBSO-project verantwoorden. Denk hierbij aan betalingsbewijzen, offertes en opdrachtbevestigingen. De kosten en uitgaven moet je per project bijhouden. Als uit de administratie niet is af te leiden welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, de administratie niet conform de voorwaarden is ingericht of als je de realisatie niet juist hebt gemeld, kan RVO een forse boete opleggen.

3. Laat een WBSO-pre-audit uitvoeren

Als je er zeker van wilt zijn dat je een aangekondigde WBSO-controle met succes doorstaat, maak dan gebruik van onze WBSO-pre-audit. De WBSO-experts van PNO toetsen bij een pre-audit jouw administratie op minimaal alle punten waarop RVO ook toetst. Ook als RVO nog geen WBSO-controle heeft aangekondigd kunnen wij zo’n pre-audit voor je uitvoeren. Zo maak je jouw WBSO-administratie ‘RVO-proof’.

Pre-audit aanvragen?

Heb je vragen over jouw WBSO-administratie of wil je gebruikmaken van een pre-audit? Bel +31(0)88 838 13 81 of stuur een bericht via onderstaand formulier.