WBSO-mededeling: doe het uiterlijk 31 maart

Belangrijk maar vaak onderbelicht

De mededeling van de realisatie is een belangrijk, maar ook vaak onderbelicht onderdeel van de WBSO. Dat komt omdat veel organisaties vooral bezig zijn met het aanvragen en uitvoeren van hun projecten, maar vergeten dat het traject pas écht wordt afgerond met deze mededeling. Wat houdt mededeling doen precies in, en hoe werkt het in de praktijk?

Aangeven wat er werkelijk is gebeurd

Na afloop van het kalenderjaar kijk je terug: wat heb je daadwerkelijk gedaan binnen jouw WBSO-projecten? Hoeveel uren zijn er echt besteed én komen in aanmerking voor de WBSO, en welke kosten of uitgaven zijn er daadwerkelijk gemaakt? Die terugblik vormt de kern van de mededeling (ook wel: realisatiemelding). Je geeft hiermee aan subsidieverstrekker Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) door wat er daadwerkelijk is gerealiseerd ten opzichte van wat je oorspronkelijk hebt aangevraagd en wat er is toegekend.

Verplicht en strakke timing

Mededeling doen is verplicht. Dat geldt dus ook als projecten anders zijn verlopen dan gepland of zelfs helemaal niet zijn doorgegaan. In de mededeling geef je de werkelijk gemaakte S&O-uren door. Heb je bij de aanvraag gekozen voor het opvoeren van werkelijke kosten en uitgaven, dan rapporteer je die ook. Werk je met het forfaitaire bedrag per uur, dan volstaat het doorgeven van alleen de gerealiseerde uren. Heb je minder gerealiseerd dan eerder toegekend, dan volgt automatisch een correctie-S&O-verklaring. Deze moet je dan vervolgens opnemen in de loonaangifte.

De timing is strak: je moet de mededeling binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar indienen, dus uiterlijk op 31 maart. Heb je later in dit kalenderjaar een beschikking over 2025 ontvangen? Dan moet je uiterlijk binnen drie maanden na afgifte van de beschikking de mededeling doen. Te laat indienen heeft consequenties: je riskeert een boete. Doe je helemaal geen mededeling, dan volgt een volledige correctie van de S&O-verklaring(en) met alle financiële gevolgen van dien.

Schuiven met uren

Interessant is de flexibiliteit die de WBSO biedt tijdens het jaar. Het komt immers zelden voor dat projecten precies verlopen zoals gepland. Daarom mag je ‘schuiven’ met uren en, indien van toepassing, met kosten en uitgaven. Heb je in het ene project minder uren gemaakt dan verwacht en in een ander juist meer? Dan mag je dat binnen hetzelfde kalenderjaar onderling verrekenen, mits het gaat om goedgekeurde projecten en toegekende budgetten. Om je te helpen op de meest voordelige manier te schuiven kun je gebruik maken van de WBSO-realisatiecheck. Zeker als er sprake is van meerdere projecten én meerdere aanvraagperiodes kan deze tool je al snel duizenden euro’s extra voordeel opleveren.

Geen tijd te verliezen dus

Het melden van de realisatie is dus geen administratieve formaliteit, maar een essentieel sluitstuk van het WBSO-traject. Het zorgt ervoor dat het toegekende voordeel aansluit bij de werkelijkheid. Als je dit nog niet hebt gedaan dan is er dus geen tijd te verliezen. Heb je nog vragen, of wil je gebruik maken van de WBSO-realisatiecheck? Neem dan contact met ons op via +31(0)88 838 13 81 of stuur ons een berichtje.