WBSO-controles gaan na zomervakantie gewoon door

WBSO-controles: vooral bedrijfsbezoeken

Wanneer RVO een WBSO-controle aankondigt, neemt een inspecteur of adviseur van RVO hiervoor rechtstreeks contact op met de aanvrager zelf. De controles zijn momenteel vooral fysieke bedrijfsbezoeken. Nadat een datum voor een bedrijfsbezoek door RVO is afgesproken, ontvang je een afspraakbevestiging via het RVO-portaal. Behalve bedrijfsbezoeken vinden er soms ook deskcontroles plaats, waarbij de adviseur vraagt om een deel van de WBSO-administratie te uploaden.

Tijdig aanleveren van urenadministratie (en kosten en uitgaven)

Ter voorbereiding op het bezoek zal RVO je vragen om alvast een deel van je WBSO-administratie digitaal aan te leveren. Het gaat hierbij om zowel de urenadministratie als de kosten- en uitgavenadministratie (indien van toepassing). Hierdoor heeft RVO meer tijd om de controle goed voor te bereiden en de details al van tevoren te checken. De urenadministratie lever je per persoon, per project en op dag-niveau aan. Van de kosten- en uitgavenadministratie vraagt RVO een overzicht op factuurniveau. De WBSO-controle zelf vindt pas later plaats. Wanneer je bericht krijgt van een adviseur voor een controle, is het verzoek om de informatie uiterlijk een week voor de audit aan te leveren.

Als tip: neem vooraf contact op met PNO

Wij adviseren altijd om – vóórdat je de gevraagde administratie opstuurt aan RVO – eerst contact op te nemen met je PNO-consultant. Het opsturen van de urenadministratie maakt namelijk al onderdeel uit van de totale WBSO-controle en komt feitelijk neer op een deskcontrole. Tijdens het fysieke bezoek van de RVO-inspecteur of -adviseur kun je uiteraard een toelichting geven op deze administratie en het proces ervan. De focus ligt dan echter veelal op de inhoud van de projecten en de onderbouwing hiervan in de projectadministratie.

Extra aandacht: RVO-inspecteur of -adviseur?

Een WBSO-controle kan door twee soorten medewerkers uitgevoerd worden: een inspecteur of een adviseur. Het verschil lijkt misschien klein, maar in de praktijk is het belangrijk.

• Een inspecteur is een echte handhaver, meestal met een controle-technische achtergrond. Deze kijkt vooral naar het administratieve proces (project- en urenregistratie, en eventueel kosten en uitgaven). De controle is doorgaans gedetailleerd en wordt in de praktijk vaak ervaren als ‘streng’.
• Een adviseur heeft wél een technische achtergrond. Deze controleert vooral de inhoud van de projecten en beoordeelt de administratie doorgaans minder diepgaand dan een inspecteur.

Kort gezegd: een inspecteur legt de nadruk op juistheid en volledigheid, en een adviseur kijkt meer naar de aannemelijkheid van de administratie met een focus op de technische inhoud.

Met onze pre-audit sta je sterker bij een WBSO-controle

Met een ‘pre-audit’ van PNO vergroot je de kans om een WBSO-controle probleemloos te doorstaan. Tijdens de pre-audit toetsen de WBSO-experts van PNO je administratie aan alle punten waar RVO ook naar kijkt. Dat kan trouwens ook al voordat RVO een controle aankondigt. Zo speel je op tijd in op de eisen die RVO stelt aan een goede WBSO-administratie. Dit kan ondernemers in de toekomst extra WBSO-voordeel opleveren, zeker bij grote projecten of grootbedrijven met veel R&D-medewerkers.

Meer weten of hulp nodig?

Heeft RVO je benaderd voor een WBSO-controle? Neem dan direct contact op met een PNO-consultant. Samen zorgen we ervoor dat je goed voorbereid de controle ingaat, bijvoorbeeld met een pre-audit. Ook als je bedrijf nog geen klant is van PNO. Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht via het formulier onderaan deze pagina.