Zowel provinciaal, nationaal als Europees wordt veel publiek geld beschikbaar gesteld om R&D-samenwerking tussen het mkb, grootbedrijven en/of kennisinstellingen te stimuleren. Denk hierbij aan de populaire subsidieregelingen MIT R&D Samenwerkingsprojecten, EFRO en Eurostars. Bram Lemmens, consultant bij PNO Innovation in Enschede, heeft veel ervaring met subsidieaanvragen voor innovatieve samenwerkingsprojecten. In dit artikel geeft hij een aantal tips waarmee (potentiële) samenwerkingspartners hun voordeel kunnen doen.
“De afgelopen jaren heb ik samen met mijn collega’s veelvuldig gewerkt aan subsidieaanvragen voor innovatieve samenwerkingsprojecten, waarbij de eindresultaten inmiddels succesvol in de markt zijn gezet. Verschillende onderzoeken (bijv. Hottenrott & Lopes-Bento1) laten zien dat subsidies effectief zijn, met name wanneer de subsidies worden gericht aan een specifieke doelgroep (bedrijven in de energiesector, maakindustrie, Hightech, Quantum Computing, AI, etc.). Niet alleen verhogen subsidies de R&D-uitgaven van bedrijven, het resulteert ook (en hoogstwaarschijnlijk belangrijker) in meer marktklare productinnovaties en dus meer omzet en winst voor bedrijven. Dit effect is het grootst voor mkb’s en internationaal georiënteerde bedrijven.
De maand september is een typische maand met veel deadlines voor samenwerkingssubsidies (zoals MIT R&D, EFRO en Eurostars). Door de zomervakantie ontbreekt het bedrijven echter soms aan tijd en prioriteit om de subsidieaanvragen goed te positioneren, het business model goed uit te werken en onderlinge afspraken te maken tussen de deelnemende projectpartners voor een goedlopende en gestructureerde project-uitvoering. Gaandeweg het project kunnen bedrijven tegen problemen aanlopen, die mogelijk voorkomen hadden kunnen worden door de aanvraag en uitvoering vooraf beter voor te bereiden. Daarom hieronder de belangrijkste tips bij het aanvragen en uitvoeren van samenwerkingssubsidies.”
Veel bedrijven zoeken samenwerkingen op vanuit een innovatie-gedreven behoefte. Hierbij worden samenwerkingspartners gezocht die door middel van co-creatie en synergie kunnen bijdragen aan de doorontwikkeling van een innovatief product of proces. In veel gevallen wordt echter te weinig nagedacht over de commerciële potentie van de gezamenlijk ontwikkelde innovatie (het projectidee). Zit de markt daadwerkelijk te wachten op de innovatie? Wie zijn hierbij de eerste afnemers en tegen welke verkoopprijs? Een goed uitgewerkt economisch perspectief is cruciaal om de kans van slagen van de subsidieaanvraag te verhogen. Subsidieverstrekkers investeren het liefst in projecten waarvan het economisch perspectief hoog is. Hierbij dient de subsidie als een tegemoetkoming voor de op te lossen technische knelpunten, voordat de innovatie succesvol in de markt kan worden gezet. Een minder innovatief idee met een goede business case heeft daarom doorgaans een grotere scoringskans bij een subsidieaanvraag dan een hoogstaand innovatief voorstel zonder een goed uitgewerkt economisch perspectief.
Subsidieopenstellingen kennen vaak harde deadlines; worden deze niet gehaald, dan wordt je aanvraag automatisch afgewezen of komt in het gunstigste geval onderaan de stapel. Daardoor kan er tijdsdruk ontstaan bij het vinden van de vereiste samenwerkingspartner. Het vinden van een geschikte partij, die bereid is deel te nemen in het consortium, is veelal in een relatief kort tijdsbestek te regelen. Bedrijven beseffen zich echter niet altijd dat ze zich daarmee voor meerdere jaren aan elkaar committeren, waarbij ze van elkaar afhankelijk zijn ten aanzien van projectvoortgang (bijvoorbeeld: bedrijf B kan pas beginnen met haar gedeelte zodra bedrijf A iets heeft opgeleverd), capaciteit, R&D-uitgaven én het delen van mogelijk bedrijfsgevoelige informatie. Voor een succesvol samenwerkingsproject is het in sommige gevallen namelijk vereist om bepaald IP met elkaar te delen, anders stokt de voortgang van het project. Het is daarom van belang om vóór het aangaan van een samenwerking je partner te kennen, vertrouwen op te bouwen en naar elkaar uit te spreken wat de exacte verwachtingen en mogelijkheden zijn.
Om een goede samenwerking tijdens de uitvoering van het project te faciliteren (en de eerder omgeschreven problemen te voorkomen), kan een samenwerkingsovereenkomst uitkomst bieden. Hierin kunnen partners voorafgaand aan het project concrete afspraken vastleggen, zoals over de verantwoordelijkheden, verdeling van de projectresultaten en het IP. Het indienen van een samenwerkingsovereenkomst is niet altijd een verplichte bijlage bij een subsidieaanvraag, maar wordt in veel gevallen dus wel geadviseerd.
Naast het economisch perspectief wordt een subsidieaanvraag voornamelijk beoordeeld op de mate van innovativiteit. Dit wordt omschreven door de concrete technische risico’s te benoemen, maar ook door een goed uitgewerkte en onderbouwde concurrentieanalyse. Waarom onderscheidt het project zich ten opzichte van hetgeen al bestaat of in ontwikkeling is? In de praktijk zien we dat bedrijven zich als snel innovatief noemen, zonder hier actief onderzoek naar gedaan te hebben. Voor een succesvolle subsidieaanvraag is het belang te weten waar je exacte concurrentievoordeel ligt, wat je concurrentiepositie is en op welke manier je onderscheidend bent. Door dit kwalitatief en kwantitatief te kunnen onderbouwen, gaat de scoringskans van de aanvraag significant omhoog.
Net als de mate van innovativiteit zien we in de praktijk dat bedrijven statements en aannames doen zonder dit direct te kunnen onderbouwen met bijvoorbeeld rapportages, bronnen en data. Bij een subsidieaanvraag moet de beoordelaar als het ware overtuigd worden van het projectidee en mag er geen twijfel zijn aan de punten die gemaakt worden in de aanvraag. Daarom is het van belang om niet alleen te weten waar de sterke punten van het project zitten, maar deze ook nog eens goed te kunnen onderbouwen. Zodoende wordt de slaagkans van de aanvraag verhoogd.
Bedrijven zijn vaak erg goed in het technisch omschrijven van hun producten, processen en innovaties. Daarom kost het hun weinig moeite om een technisch sterk verhaal neer te zetten in een aanvraag. Echter, in de beoordeling van subsidieaanvragen worden ook andere aspecten steeds belangrijker. Naast een goed onderbouwd economisch perspectief, zoals eerder beschreven, is het ook van belang om de maatschappelijke impact van het project goed te omschrijven. Subsidieregelingen ontstaan vanuit een bepaald regionaal, nationaal of Europees beleid, dat op zijn beurt weer afkomstig is van maatschappelijke vraagstukken en behoeftes. Door actief te onderbouwen waarom het project bijdraagt aan het oplossen van een bepaald maatschappelijk vraagstuk, wordt de relevantie van het project vergroot en raken subsidieverstrekkers eerder overtuigd om dit project te ondersteunen. Daarnaast is het ook goed om goed te beschrijven welke mogelijke risico’s er zijn bij de uitvoer van het project. Dit laat zien dat de partners de risico’s kennen en voorafgaand aan het project hebben nagedacht hoe de risico’s te minimaliseren en te mitigeren.
Het indienen van de aanvraag is gelukt en het grote wachten op de beslissing is nu begonnen. We hebben er alles aan gedaan om de aanvraag zo goed mogelijk te positioneren en na enkele weken komt daar het verlossende woord: de subsidie wordt toegekend! De samenwerkingspartners mogen definitief aan de slag met het project. Om te voorkomen dat er kostbare tijd verloren gaat, is het goed om direct na de toekenning een kick-off meeting in te plannen. Tijdens deze meeting kunnen de onderlinge verwachtingen, afspraken, inzet van medewerkers en resources én de tijdslijn worden bepaald en vastgelegd. Belangrijk hierbij is om concrete mijlpalen en bijbehorende afhankelijkheden te definiëren. Zodoende weet iedere partner wat er wanneer en van elkaar verwacht wordt.
Vervolgens is het goed om periodiek af te spreken om de voortang te monitoren. Bijvoorbeeld door middel van een kwartaaloverleg, waarbij de voortgang, gemaakte en te verwachten kosten en nieuwe knelpunten kunnen worden besproken. Mocht hieruit blijken dat de scope van het project verandert en/of bepaalde kosten toch hoger blijken uit te vallen, dan kan eenvoudig een wijzigingsverzoek worden ingediend om de subsidieverstrekker hiervan op de hoogte te brengen. Hierdoor is gedurende de uitvoer van het project duidelijk wat wel en wellicht niet onder de subsidie valt, om achteraf discussies en teleurstellingen te voorkomen. Ook kunnen de (bij sommige regelingen vereiste) tussen- en eindrapportages eenvoudig worden ingevuld op basis van de periodieke besprekingen, verslagen en rapportages.
Na de toekenning van de aanvraag is niks zo fijn om de subsidie ook (achteraf) te behouden. Het blijft publiek geld, dus er zijn bepaalde spelregels waar iedereen zich aan dient te houden om misbruik te voorkomen. Daarom is het van belang om bewust te zijn van de exacte verplichtingen en voorwaarden die horen bij een toegekende subsidie. Wat moet ik exact bijhouden qua (uren)administratie? Hoe lang moet ik de inhoudelijke administratie bewaren? In welke gevallen en binnen welke termijn moet een wijzigingsverzoek worden ingediend? Wat is de rol van de penvoerder? Wanneer moet het project zijn afgerond? Is uitstel mogelijk? Moet ik een tussenrapportage indienen en zo ja, wanneer? Deze, en mogelijk nog andere vragen, kunnen opspelen tijdens de uitvoer van een samenwerkingsproject.
Gelukkig willen subsidieverstrekkers in de basis niks liever dan dat de toegekende project daadwerkelijk worden uitgevoerd. Zij zullen daarom graag meedenken om de projecten uitvoerbaar te houden. Echter, de mogelijkheden van subsidieverstekkers worden minder naarmate bepaalde problemen te laat worden gesignaleerd of wijzigingsverzoeken, tussen- en eindrapportages te laat worden ingediend. Ook achteraf zal aan bepaalde voorwaarden voldaan moeten worden. Een heleboel discussie kan echter eenvoudig worden voorkomen door vooraf bewust te zijn van de verplichtingen en subsidievoorwaarden.
Subsidies stimuleren R&D-samenwerking tussen mkb, grote bedrijven en kennisinstellingen, met als doel innovatieve producten sneller op de markt te brengen en economische groei te bevorderen. Effectieve subsidieaanvragen vragen onder meer om een goede voorbereiding, duidelijke afspraken, een goed onderbouwde innovativiteit en inzicht in commerciële potentie en maatschappelijke impact. Daarnaast is voor een effectieve samenwerking en uitvoer van de R&D-projecten vereist dat er vertrouwen is tussen partners in combinatie met gestructureerde projectmanagement én een goede naleving van rapportage- en administratieve verplichtingen gedurende de projectuitvoering.
PNO Innovation ondersteunt bij iedere fase van het samenwerkingsproject en -subsidieaanvraag. Zo bemiddelen wij bij het vinden van geschikte partners en het maken van duidelijke onderlinge afspraken. Hierbij houden we naast de technisch-inhoudelijke uitvoerbaarheid van het project ook en economische en maatschappelijke potentie van het project in gedachten. Vervolgens ontzorgen wij volledig bij het opstellen, schrijven, verzamelen van de bijlages en het indienen van de subsidieaanvraag. Op basis van enkele inhoudelijke meetings schrijven wij het volledige projectplan, onderhouden wij het contact met de subsidieverstrekker en beantwoorden wij alle mogelijke vragen van de projectpartners. Wij zetten de aanvraag zo op, dat deze bij toekenning ook eenvoudig uitvoerbaar is. Wanneer de aanvraag wordt toegekend, informeren wij de partners actief over de bijbehorende voorwaarden en verplichtingen. Bij vragen kunnen de partners altijd bij ons terecht. Indien gewenst kunnen wij gedurende het project ook ondersteunen of zelfs ontzorgen bij de administratieve verplichtingen, indienen van een wijzigingsverzoek en/of de tussen- en eind rapportages.
Bram Lemmens is consultant bij PNO Innovation in Enschede, Nederland.
Zoek je hulp bij het opzetten van een consortium, opstellen van een subsidieaanvraag of het voldoen aan de bijbehorende verplichtingen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088-8381381 of onderstaand contactformulier.
05/08/2025
24/07/2025
Ontdek hoe onze specialisten jouw innovatie verder brengen.
Ik ga akkoord met de privacyverklaring
* Verplichte velden
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Denk aan het milieu voordat je gaat printen
Printen