Horizon Europe-subsidie gekregen? Zorg dat u voldoet aan de eisen

Horizon Europe-compliance: cruciaal voor uw project

Met de juiste interpretatie en toepassing van regelgeving kun je de opbrengsten uit uw Horizon Europe-subsidie maximaliseren. Hoe eerder je daarmee begint, hoe meer kosten voor subsidie in aanmerking komen. Bovendien minimaliseer je het risico van misverstanden over Horizon Europe-regels – want die komen niet altijd overeen met de gebruikelijke accounting-principes.

Test of je Horizon Europe project compliant is met onze checklist

Je voldoet aan de vereisten van de Europese Commissie als je de principes begrijpt en de regels die daarbij horen, toepast. Wij zetten een aantal vereisten, die je moet kennen als je werkt aan een project met Horizon Europe-subsidie, voor je op een rij. Ben jij al compliant?

1. Leer de subsidiëringspercentages en types acties kennen in Horizon Europe

In Horizon Europe zijn de financieringspercentages afhankelijk van het type actie en (in sommige gevallen) van het type organisatie. Ben je vertrouwd met de specifieke voorwaarden en de impact die dit kan hebben op jouw projectbudget?

2. Beneficiary Register en SME Self-Assessment Tool

Elke organisatie moet geregistreerd zijn in het Funding & Tenders Portal (het voormalige Participant Portal). Dit is nodig om subsidieaanvragen in te dienen en uiteindelijk de Grant Agreement te ondertekenen. Bij sommige specifieke oproepen moet je ook beoordelen of jouw organisatie wordt beschouwd als een KMO (SME) volgens de EU-definitie. Weet je waarom dit belangrijk is en hoe je dit aanpakt?

3. Grant Agreement & Consortium Agreement

Gefeliciteerd! Je voorstel is geselecteerd voor financiering. Tijd om de Grant Agreement (GA) en de Consortium Agreement (CA) te ondertekenen… maar wat is eigenlijk het verschil? Het begrijpen van deze twee overeenkomsten is cruciaal om te voorkomen dat je aansprakelijk wordt richting de Europese Commissie of je projectpartners. Heb jij al ervaring met het lezen, begrijpen, interpreteren of aanpassen van deze contracten?

4. Personeelskosten

Geen enkel project kan bestaan zonder mensen. In Horizon Europe zijn de regels voor het aanrekenen van personeelskosten gewijzigd.
Kan je de volgende vragen beantwoorden?

• Welke soorten medewerkers kunnen onder deze kostencategorie worden opgevoerd?
• Wat mag je precies meenemen in de berekening van personeelskosten?
• Wat is een “Person Month” en hoe wordt dit berekend?
• Hoe registreer je de bestede inspanning?
• Hoe rapporteer je deze kosten correct?

Let op: Horizon Europe maakt gebruik van unit costs voor personeelskosten. Je hoeft dus niet altijd per medewerker een berekening te maken op basis van brutoloon – maar wel moet je werken met het standaard aantal declarabele uren (1.720 uur per jaar).

5. Andere directe kosten

Reiskosten (inclusief overnachtingen en vluchten), verbruiksgoederen en apparatuur zijn kosten die je kunt declareren. Ben je op de hoogte van alle kosten die je mag opvoeren en de vereisten van de Europese Commissie daarbij? Beantwoord eens deze vragen:

Reizen

• Wat mag je declareren?
• Wat moet je bewaren?
• Hoe registreer je dit?

Verbruiksgoederen

• Wat mag je declareren?
• Wat moet je bewaren?
• Hoe registreer je dit?

Apparatuur

• Wat mag je declareren (volledige kostprijs of afschrijving)?
• Wat moet je bewaren?
• Hoe registreer je dit?

Als je dit niet helder hebt, loop je het risico kosten mis te lopen die in aanmerking komen voor vergoeding, of erger: kosten te claimen die worden afgekeurd.

6. Subcontracting

Soms heb je externe partijen nodig om delen van de actie uit te voeren. Ben je op de hoogte van de voorwaarden waaronder je mag uitbesteden binnen Horizon Europe? En weet je welke technische en financiële regels daarvoor gelden?

Let op: Subcontracting moet in veel gevallen vooraf gespecificeerd zijn in je voorstel en opgenomen zijn in de GA.

7. Gelieerde entiteiten en derden

Hoewel ze op elkaar lijken, verwijzen deze begrippen naar verschillende situaties. Weet je wanneer een organisatie een gelieerde entiteit (Affiliated Entity) is of wanneer het gaat om een derde partij? Wat met gedetacheerde medewerkers of andere bijdragen in natura tegen betaling? Weet je in welke situaties deze constructies zijn toegestaan en wat je dan mag declareren?

Let op: In Horizon Europe wordt de term “Linked Third Party” niet meer gebruikt. Dit is vervangen door “Affiliated Entity”.

8. Periodieke rapportages

Na 12 tot 18 maanden (zoals afgesproken in je GA) moet je een tussentijds verslag indienen bij de Europese Commissie. Hierin beschrijf je wat je hebt gedaan, welke resultaten je hebt behaald en welke kosten je hebt gemaakt. Weet je welke informatie je moet rapporteren, welke documenten je moet bewaren, en hoe lang? En weet je Wat, Hoe en Waar je dit moet indienen via het Funding & Tenders Portal?

9. Amendementen

Door het ondertekenen van de GA verbindt je organisatie zich ertoe om de geplande activiteiten uit te voeren en de afgesproken mijlpalen en deliverables te behalen. Maar wat als er iets verandert? Weet je in welke gevallen een wijziging (amendment) is toegestaan? En welke informatie je moet aanleveren om dat aan te vragen? Weet je hoe dat proces verloopt?

10. Inkomsten (Receipts)

Tijdens de uitvoering van je project kunnen bepaalde activiteiten onverwacht inkomsten genereren, bijvoorbeeld als je verbruiksgoederen verkoopt. Volgens de EC-regels moeten sommige van deze inkomsten worden aangegeven als ‘receipts’. Weet je wat daaronder valt en wat niet? En weet je welke impact dat kan hebben op je subsidie?

Ben je er klaar voor?

Het begrijpen van deze basisprincipes, het correct toepassen van de regels en het opzetten van goede interne procedures en sjablonen, helpt je om volledig te voldoen aan de eisen van Horizon Europe.

Ben je, na het zien van de checklist, er toch nog niet gerust op dat je compliant bent? Onze compliance experts helpen u graag. Neem gerust contact met ons op of bel naar 088-838 13 81.