Drie tips voor een goede WBSO-administratie

Drie tips voor een sluitende WBSO-administratie

De experts van PNO kunnen vele tips en adviezen geven over het goed administreren en verantwoorden van je WBSO-projecten. Hieronder geven wij drie belangrijke praktische tips, die helpen bij een controle van je WBSO-administratie door RVO.

1. Zorg voor goede koppeling van project- en urenadministratie

Wie WBSO aanvraagt, moet niet alleen inhoudelijk bijhouden wat er gebeurt binnen een project, maar ook precies vastleggen hoeveel uur eraan gewerkt is. Een goede urenregistratie laat zien hoeveel tijd elke S&O-medewerker aan elk goedgekeurd project heeft besteed. Zorg er dus voor dat de namen van medewerkers duidelijk terugkomen in de urenadministratie. Ook belangrijk: het aantal uren moet passen bij wat er inhoudelijk is gedaan. Je hoeft het niet op de minuut nauwkeurig bij te houden, maar de uren moeten wel logisch onderbouwd zijn.

De project- en urenadministratie liggen in elkaars verlengde en zijn communicerende vaten. Meer bestede S&O-uren betekent automatisch een uitgebreidere projectadministratie. Alleen een eindrapport of eindproduct is dan niet voldoende. Laat in de projectadministratie ook zien hóe je tot dat eindresultaat bent gekomen. En hoe ‘de weg naar het eindproduct’ er uit ziet.
Denk daarbij aan schetsen, tekeningen en verschillende revisies ervan, testfoto’s en verslagen – brondocumenten die het proces tastbaar maken – en eventueel een prototype als zichtbaar resultaat van de ontwikkeling.

Om je urenadministratie makkelijk bij te houden en het overzicht te bewaren, heeft PNO een handige online WBSO-urenschrijftool ontwikkeld. Interesse? Neem dan contact op met je PNO-consultant.

2. Houd uw werkelijke kosten en uitgaven bij

Als je bij een WBSO-aanvraag kiest voor het opvoeren van werkelijke kosten en uitgaven, dan ben je verplicht om ook daarvan een duidelijke administratie bij te houden. RVO moet hieruit eenvoudig kunnen afleiden welke kosten en uitgaven zijn gemaakt en betaald voor het R&D-werk waarvoor de beschikking is afgegeven. Anders gezegd: zorg ervoor dat de administratie per S&O-project voldoende inzicht geeft in de kosten en uitgaven en de daaraan verbonden betalingen, zoals facturen en betaalbewijzen.

Hoe zit het met uitgaven die niet alleen voor de WBSO-projecten worden ingezet? Stel: je gebruikt een bepaalde uitgave deels voor een S&O-project en deels voor andere werkzaamheden. Dan mag alleen het S&O-deel meetellen voor de WBSO. Bij een controle moet wél helder zijn hoe dat percentage is bepaald. De berekening moet controleerbaar zijn en direct gerelateerd aan de uitgave. Dat kan bijvoorbeeld via het aantal draaiuren van een machine, het aantal vierkante meters in een gebouw, of het aantal S&O-batches. Niet toegestaan zijn indirecte toerekeningsmethodes, bijvoorbeeld gebaseerd op de verhouding tussen totaal gewerkte uren en S&O-uren van medewerkers.

3. In- en externe WBSO-projectaanduidingen moeten matchen

In de praktijk komt het regelmatig voor dat één WBSO-project meerdere interne projecten omvat. Dat is geen probleem, zolang de technische knelpunten in die interne projecten maar overeenkomen met wat in de WBSO-aanvraag is beschreven. RVO moet wél goed kunnen zien welk intern project bij welk WBSO-project hoort.

Dat kun je eenvoudig regelen door bijvoorbeeld een ‘tag’ toe te voegen in je projectensysteem, of met een conversielijst in Excel. Zo worden de geregistreerde uren herkenbaar als WBSO-uren, en wordt ook de inhoudelijke administratie (samen met de eventuele kosten en uitgaven) netjes gekoppeld aan het juiste WBSO-project. Dat maakt het voor RVO inzichtelijk én goed te controleren.

Twijfel? Vraag een proefcontrole aan

Twijfel je of je WBSO-administratie goed op orde is? Of ben je benieuwd of je interne WBSO-proces slimmer kan? Vraag dan een proefcontrole of audit aan. Ook met andere vragen over subsidiemanagement staan wij klaar om mee te denken. Bel 088-838 13 81 of stuur een bericht via het contactformulier onderaan deze pagina.