Drie tips voor een sluitende WBSO-administratie

Een goede WBSO-administratie: niet per sé heel ingewikkeld, wel belangrijk

Als je WBSO-aanvraag is goedgekeurd staat je nog één ding te doen voordat je onbezorgd met je innovatieve projecten aan de slag kan: het inrichten van een WBSO-administratie. Hiermee kunt je desgevraagd aantonen dat je de werkzaamheden, die onder jouw goedgekeurde WBSO-aanvraag vallen, hebt uitgevoerd zoals in de aanvraag is omschreven. Een WBSO-administratie is niet per sé ingewikkeld, maar wel heel belangrijk. In onze dagelijkse praktijk beantwoorden wij vaak vragen over dit onderwerp. Op basis daarvan geven wij hieronder drie belangrijke tips voor een sluitende WBSO-administratie.

1. Zorg voor goede koppeling van project- en urenadministratie

Wie WBSO aanvraagt, moet in ieder geval twee administraties bijhouden: een projectadministratie waarin inhoudelijk wordt bijgehouden wat er gebeurt binnen een project en een urenadministratie waaruit duidelijk wordt wie op welke dag hoeveel uur aan het project heeft gewerkt.

Deze administraties liggen in elkaars verlengde: meer geadministreerde uren betekent automatisch een uitgebreidere projectadministratie. Alleen een eindrapport of eindproduct is dan ook niet voldoende; laat in je projectadministratie zien hóe je tot dat eindresultaat bent gekomen. Dat kan door middel van schetsen, tekeningen en revisies daarvan, testfoto’s en -verslagen en eventueel een prototype als zichtbaar resultaat van de ontwikkeling. Bij controle van de WBSO-administraties kijkt de subsidieverstrekker RVO ook naar dit onderlinge verband: stemt het aantal uren redelijkerwijs overeen met wat in de projectadministratie wordt opgeleverd?

Om je urenadministratie makkelijk bij te houden en overzicht te bewaren, kun je gebruik maken van PNO’s handige online WBSO-urenschrijftool. Vraag ernaar bij je PNO-consultant.

2. Houd de werkelijke kosten en uitgaven bij

Als je bij een WBSO-aanvraag kiest voor het opvoeren van werkelijke kosten en uitgaven, dan ben je verplicht om ook daarvan een duidelijke administratie bij te houden. De subsidieverstrekker moet hieruit kunnen afleiden welke kosten en uitgaven zijn gemaakt en betaald voor het R&D-werk waarvoor de WBSO-beschikking is afgegeven. Anders gezegd: zorg ervoor dat de administratie per S&O-project voldoende inzicht geeft in de kosten en uitgaven en de daaraan verbonden betalingen, zoals facturen en betaalbewijzen.

Hoe zit het met uitgaven die niet alleen voor de WBSO-projecten worden ingezet? Stel: je gebruikt een bepaalde uitgave deels voor een S&O-project en deels voor andere werkzaamheden. Dan mag alleen het S&O-deel meetellen voor de WBSO. Bij een controle moet wél helder zijn hoe dat percentage is bepaald. De berekening moet controleerbaar zijn en direct gerelateerd aan de uitgave. Dat kan bijvoorbeeld via het aantal draaiuren van een machine, het aantal vierkante meters in een gebouw, of het aantal S&O-batches. Niet toegestaan zijn indirecte toerekeningsmethodes, bijvoorbeeld gebaseerd op de verhouding tussen totaal gewerkte uren en S&O-uren van medewerkers.

3. In- en externe WBSO-projectaanduidingen moeten matchen

In de praktijk komt het regelmatig voor dat één WBSO-project meerdere interne projecten omvat. Dat is geen probleem, zolang de technische knelpunten in die interne projecten maar overeenkomen met wat in de WBSO-aanvraag is beschreven. RVO moet wél goed kunnen zien welk intern project bij welk WBSO-project hoort.

Dat kun je eenvoudig regelen door bijvoorbeeld een ‘tag’ toe te voegen in je projectensysteem, of met een conversielijst in Excel. Zo worden de geregistreerde uren herkenbaar als WBSO-uren, en wordt ook de inhoudelijke administratie (samen met de eventuele kosten en uitgaven) netjes gekoppeld aan het juiste WBSO-project. Dat maakt het voor RVO inzichtelijk én goed te controleren.

Twijfel? Vraag een proefcontrole aan

Twijfel je of je WBSO-administratie goed op orde is? Of ben je benieuwd of je interne WBSO-proces slimmer kan? Vraag dan een proefcontrole of audit aan. Wij lichten daarbij jouw administratie door op precies dezelfde punten als bij de officiële controle. Zo laat je niets aan het toeval over. Bel +31(0)88 838 13 81 of stuur een bericht via het contactformulier onderaan deze pagina.