10 stappen voor het indienen van een WBSO-aanvraag

Voor 2018 is de WBSO op een aantal punten gewijzigd ten opzichte van 2017, zo zijn de kortingspercentages gewijzigd en gaat het melden van de daadwerkelijke realisatie iets anders. In dit ePaper geven we u een aantal handvatten voor het aanvragen van de WBSO. Het geeft u inzicht in wat de mogelijkheden zijn, hoe het aanvraagproces verloopt en wat daarin van belang is.

Over de WBSO

Bedrijven kunnen voor al hun kosten voor Speur- en Ontwikkelingswerk (zowel voor loonkosten als voor overige kosten en uitgaven) fiscaal voordeel aanvragen via de WBSO. Het totale fiscale voordeel dat uiteindelijk in de beschikking vermeld is, kunnen ondernemers nu via de aangifte loonheffingen verzilveren.

Hoe werkt de WBSO?

Loonkosten

De WBSO vergoedt een deel van de loonkosten door:

• een vermindering van de af te dragen loonbelasting en premie voor de volksverzekering over de uitgevoerde S&O-uren en eventueel gemaakte kosten en uitgaven of
• een verhoging van de zelfstandigenaftrek via de inkomstenbelasting.

Voor starters geldt een extra vermindering of een extra aftrek. Het gaat in 2018 om de volgende percentages en bedragen:

• 32% van de eerste € 350.000 aan S&O-loonsom;
• 40% van de eerste € 350.000 aan S&O-loonsom voor starters;
• 14% over de resterende S&O-loonsom (deel boven de € 350.000);
• de aftrek voor zelfstandigen (wanneer ze in een kalenderjaar ten minste 500 uur aan S&O besteden) is in 2018 € 12.623 en de extra aftrek voor starters € 6.315.

Verdere kosten en uitgaven

Bij het aanvragen van WBSO voor kosten en uitgaven voor het uitvoeren van een eigen S&O-project hebben bedrijven de keuze tussen een forfaitair bedrag of het werkelijke bedrag aan kosten en uitgaven. De keuze wordt (of is) bij de eerste WBSO-aanvraag voor 2018 gemaakt en geldt voor het gehele kalenderjaar. Wanneer niet voor werkelijke kosten en uitgaven wordt gekozen, maar voor het forfait dan gelden de volgende opslagen op het S&O-uurloon binnen het kalenderjaar:

• tot 1.800 uur een opslag van het S&O-uurloon met € 10;
• een opslag van € 4 voor het surplus boven de 1.800 uur.

Om uw fiscale voordeel in 2018 te kunnen berekenen, heeft u het S&O-uurloon 2018 nodig dat door RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) wordt vastgesteld. Het S&O-uurloon kunt u vervolgens vermenigvuldigen met de aan te vragen S&O-uren. De uitkomst hiervan is dan samen met de kosten en uitgaven (indien voor deze variant wordt gekozen) uw S&O-loonsom.

Voor wie bestemd?

De WBSO-subsidie is bestemd voor een brede doelgroep van ondernemers:

• werkgevers die hun werknemers speur- en ontwikkelingswerk laten verrichten (S&O-inhoudingsplichtige);
• zelfstandigen die jaarlijks 500 of meer uren aan S&O-werk uitvoeren (S&O-belastingplichtige).

Tien handvatten voor het indienen van een WBSO-aanvraag 

Met deze tien handvatten leiden we u snel door het aanvraagproces en bent u in no time geïnformeerd. 

1. Wilt u iets gaan ontwikkelen of onderzoeken?

Er zijn twee soorten projecten waarvoor u een WBSO-aanvraag kunt indienen:

1. de ontwikkeling van, voor de S&O-inhoudings-/-belastingplichtige, technisch nieuwe (onderdelen van) fysieke producten, fysieke productieprocessen of programmatuur;

Voorbeeld:

Een leverancier van kip- en poeliersproducten gaat een geautomatiseerde productielijn ontwikkelen voor de verwerking van kalkoen. De productielijn moet aan specifieke eisen voldoen. De leverancier brengt het proces in kaart, doet onderzoek naar technische knelpunten en de mogelijke oplossingen, stelt de technische specificaties op en voert de testen uit.

2. het uitvoeren van technisch-wetenschappelijk onderzoek (waarvan het resultaat leidt tot nieuwe kennis).

Voorbeeld:

Een tomatenkweker signaleert problemen rondom de beschikbaarheid, kwaliteit en consistentie van tomaten. De kweker weet uit ervaring dat de wijze van belichten effect heeft op de kwaliteit en consistentie van het eindproduct. Hij wil daarom nieuwe, technisch-wetenschappelijke kennis op dit vlak op doen, waarmee hij dit verschijnsel kan verklaren. Om de invloed van belichting op diverse factoren te onderzoeken zal naast conventioneel kunstlicht tevens LED-verlichting worden toegepast als aanvulling op het zonlicht. Tevens zal onderzocht worden wat het effect van andere jaargetijden is op de kwaliteit van het eindproduct.

2. Heeft u al eHerkenning?

Om zelf een WBSO-aanvraag in te kunnen dienen, heeft u allereerst eHerkenning nodig. U moet zich online identificeren aan de hand van een eHerkenningmiddel met betrouwbaarheidsniveau 2+ (EH2+). Een eHerkenningmiddel vraagt u aan op de website eherkenning.nl. Daar vindt u onder andere een overzicht van erkende leveranciers. Houd er rekening mee, dat het verkrijgen van een eHerkenningmiddel minimaal drie werkdagen duurt. Als u via PNO een WBSO-aanvraag indient, heeft u geen eHerkenning nodig.

3. Burgerservicenummers (BSN’s) doorgeven of niet?

Het S&O-uurloon is een vast gemiddeld uurloon en wordt als volgt bepaald:

• Wanneer uw medewerkers of uzelf in 2016 geen S&O-werkzaamheden hebben verricht, dan geldt voor 2018 een forfaitair S&O-uurloon van € 29.

• Als uitgangspunt voor het S&O-uurloon 2018 geldt het ongewogen gemiddelde (afgerond op een veelvoud van € 1 naar boven) van het fiscale loon 2016 van de S&O-medewerkers die in 2016 ook daadwerkelijk S&O-uren hebben geschreven. Dit S&O-uurloon wordt berekend door RVO op basis van gegevens (fiscaal loon en aantal verloonde uren per medewerker) die ze verkrijgen uit de polisadministratie van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).

Om de berekening voor 2018 door RVO mogelijk te maken, moet u via het eLoket de Burgerservicenummers (BSN’s) doorgeven van de medewerkers die in 2016 speur- en ontwikkelingswerk hebben verricht. U heeft hiervoor eHerkenning nodig.

4.  Hoe vraagt u WBSO aan? 

Voor uw projecten in 2018 kunt u op elk willekeurig moment een aanvraag indienen bij RVO. De aanvraag dient daarbij wel minimaal één volle kalendermaand voor de start van de projectperiode (die in alle gevallen minimaal drie maanden is) ingediend te worden; dus wanneer bijvoorbeeld de projectperiode start op 1 juli dient de aanvraag uiterlijk 31 mei te worden ingediend. Dit geldt niet voor zelfstandigen. Zij kunnen tot en met 30 september van het betreffende kalenderjaar aanvragen indienen voor hun eigen S&O-werkzaamheden zolang in de aanvraagperiode en per kalenderjaar 500 uur of meer aan WBSO wordt gerealiseerd.

De datum van indiening wordt dan als startdatum van de aanvraag aangemerkt. Per jaar kunnen maximaal drie aanvragen worden ingediend. Een aanvraag beslaat een periode van minimaal drie en maximaal twaalf maanden, waarbij voor een specifieke kalendermaand slechts eenmaal een aanvraag mag worden ingediend (dus geen overlap!). Om de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden, maar toch voldoende flexibiliteit in de aanvraag te houden, worden doorgaans twee aanvraagperiodes van zes maanden per kalenderjaar gehanteerd. De deadlines voor deze aanvragen zijn dan 30 november en 31 mei. Aanvragen kunnen niet over twee kalenderjaren heenlopen. Een WBSO-aanvraag dient u online in met behulp van het WBSO-aanvraagformulier op eLoket. U kunt natuurlijk ook een aanvraag indienen met behulp van PNO, dan heeft u bijvoorbeeld ook geen eHerkenning nodig. 

5. Waar moet u op letten bij het opstellen van een WBSO-aanvraag?  

Bij het opstellen van een WBSO-aanvraag is er een aantal zaken waar u op moet letten:

• Het Kamer van Koophandel-nummer moet correct zijn. Wanneer dit niet het geval is, kunt u géén S&O-afdrachtvermindering toepassen.
• Als tijdens de aanvraagperiode de rechtsvorm van uw onderneming wijzigt, dient u voor beide rechtsvormen (oud en nieuw) een aanvraag in.
• Worden er zowel S&O-werkzaamheden verricht binnen een werkmaatschappij als binnen de holding van uw onderneming? Dan moet u voor beide entiteiten een WBSO-aanvraag indienen!
• Dien een WBSO-aanvraag altijd in voor de onderneming waar de S&O-medewerkers op de loonlijst staan.

6. Richt u meteen uw administratie in?

Nadat u een WBSO-aanvraag heeft ingediend, moet u meteen vanaf de start van uw project(en) een administratie bijhouden. Zelfs als u nog geen S&O-verklaring heeft ontvangen. De administratie betreft zowel een inhoudelijke projectadministratie als een urenadministratie. De S&O-medewerkers moeten bijvoorbeeld altijd binnen tien werkdagen nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd hun uren hebben geregistreerd. Bovendien moet binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal de rest van de WBSO-administratie gereed zijn. Dit zijn termijnen zoals die in de wet- en regelgeving zijn vastgelegd, RVO let hier dus ook op tijdens een controle.

7. Is uw aanvraag tijdig en volledig ingediend?

Nadat uw WBSO-aanvraag is ingediend (bijvoorbeeld via PNO) controleert RVO eerst of de aanvraag volledig is. Wanneer dit het geval is, dan wordt uw aanvraag inhoudelijk in behandeling genomen en ontvangt u een ontvangstbevestiging. Als u in eerste instantie een niet complete aanvraag (een zogenaamde proforma aanvraag) indient, dan krijgt u één hersteltermijn van doorgaans drie weken om deze aan te vullen.

8. Wordt uw project als technisch nieuw beoordeeld?

Wanneer een aanvraag volledig is ingediend, wordt deze inhoudelijk beoordeeld door RVO. Maatstaf vormt steeds het eigen technische kunnen en de eigen technische kennis van de aanvrager. Projecten dienen technisch nieuw te zijn voor de aanvrager zelf, dus niet routinematig. Alleen nieuw is dus niet voldoende, belangrijk is dat de technische nieuwheid van het product of programmatuur wordt aangetoond, waarbij gekeken wordt of sprake is van een nieuw technisch werkingsprincipe.

9. Hoe past u de S&O-verklaring toe?

Als uw aanvraag voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden (zie boven), ontvangt u een S&O-verklaring. In deze verklaring wordt vermeld dat het aangemelde project/ de aangemelde projecten als speur- en ontwikkelingswerk worden aangemerkt. Verder wordt in de verklaring het voor de betreffende periode maximaal te bereiken bedrag van de speur- en ontwikkelingskosten opgenomen:

• Als u een inhoudingsplichtige ondernemer bent, kunt u de S&O-afdrachtvermindering verrekenen bij uw aangifte loonheffingen (loonbelasting en premie volksverzekeringen). Er zijn meerdere aangiftetijdvakmogelijkheden, de twee meest voorkomende zijn: maandelijkse of vier-wekelijkse aangifte.
• Als u een zelfstandige bent, kunt u één of meer aanvragen per jaar indienen en meerdere S&O-verklaringen ontvangen. Op het moment dat in totaal minimaal 500 uren toegekend worden, geeft RVO een S&O-verklaring met aftrek S&O af. U kunt deze aftrek S&O verrekenen, wanneer u ook daadwerkelijk 500 of meer S&O-uren realiseert binnen de door RVO goedgekeurde projecten. U mag dan de zelfstandigenaftrek verhogen met de aftrek S&O bij de aangifte inkomstenbelasting over het jaar waarop uw S&O-verklaring(en) betrekking heeft (hebben).

10. Hoe sluit u een WBSO-aanvraagjaar correct af?  

Voor ingediende WBSO-aanvragen geldt altijd dat u uiterlijk 31 maart van het volgende kalenderjaar het aantal gerealiseerde WBSO-uren en eventuele gerealiseerde kosten en uitgaven aan RVO moet melden. Deze mededeling doet u via het eLoket. In het geval van het niet tijdig of onjuist mededelen legt RVO een boete op. Als u een zelfstandige bent, doet u alleen mededeling wanneer u minder dan 500 S&O-uren per kalender hebt gerealiseerd. Let op, in dat geval vervalt uw gehele aftrek S&O. Belangrijke aandachtspunten bij de mededeling zijn:

• Bij kosten en uitgaven mogen alleen toegekende kostensoorten worden gemeld.

• Het is toegestaan om uren, kosten en uitgaven te verantwoorden in een beschikte periode die eerder in het kalenderjaar ligt dan wanneer de uren, kosten en uitgaven zijn gemaakt. Voorwaarde hierbij is wel dat voor het project in die eerdere periode voor de betreffende uren, kosten en uitgaven een beschikking is afgegeven. De uiteindelijke mededeling wordt op jaarniveau gedaan.

Deze tien handvatten geven u een goede richtlijn voor het indienen van een succesvolle WBSO-aanvraag. Een succesvolle WBSO-aanvraag kenmerkt zich door een combinatie van technisch innovatieve projecten, een goede urenbegroting en een goede procesaanpak. Een goed begin is het halve werk!

Meer weten over de WBSO?

Wilt u weten of u in aanmerking komt voor een WBSO subsidie of wilt u WBSO aanvragen? Of ontvangt u al WBSO maar wilt u weten of uw WBSO-voordeel omhoog kan? Op deze en andere vragen geven wij u graag antwoord. Met het gratis adviesuur WBSO kunt u met uw vragen over WBSO bij ons terecht!

Meld u direct aan voor ons gratis adviesuur!