6 tips voor een succesvolle ESF-DI administratie

Voorkom dat u subsidie moet terugbetalen of een boete krijgt door het dossier inzichtelijk en controleerbaar te houden. Onze 6 tips voor een succesvolle ESF-DI administratie:

1. Houd wekelijks de uitgevoerde activiteiten en/of rapportage bij

De externe adviseur stelt het eindverslag op over de uitvoering en bevindingen van het project. Een speciaal aandachtspunt hierbij is de methodiek waarop medewerkers betrokken zijn bij het project. Daarnaast is het van belang om met regelmaat de rapportage bij te werken. Wanneer u te lang wacht kunnen bepaalde onderwerpen/activiteiten vervagen. Heeft er een activiteit plaatsgevonden? Neem dit dan direct in het verslag op. Andere vragen waar u antwoord op kunt geven: Waar is aan gewerkt, wat ging goed, wat ging slecht, wat waren de uitkomsten/conclusies, op welke manier zijn de medewerkers betrokken etc.

2. Verzamel alle facturen direct na ontvangst en zoek de bijbehorende urenspecificaties en betaalbewijzen

Het is van belang dat u alle subsidiabele kosten (externe adviesuren) volledig onderbouwt aan de hand van facturen, een urenspecificatie en betaalbewijzen. Zorg voor een goede aansluiting tussen deze drie documenten zodat Uitvoering van Beleid deze eenvoudig kan controleren. Op de facturen of bijlage moeten minimaal de volgende punten staan:

• Naam adviseur;
• Aantal gewerkte uren van deze adviseur;
• Uurtarief;
• Specificatie (op dagniveau) wanneer uren zijn gemaakt (bijvoorbeeld met een urenspecificatie als bijlage);
• Projectnaam of projectnummer;
• Specificatie activiteit. Deze specificatie geeft zowel de aanvrager als het Ministerie inzicht in de uitgevoerde werkzaamheden.

Op een betaalbewijs moeten minimaal de volgende punten staan:

• Betalingskenmerk zodat het duidelijk is om welke factuur het gaat;
• Hetzelfde bedrag als op de factuur;
• Datum van betaling;
• Dat uw bedrijf de factuur heeft betaald;
• Naam van het bedrijf dat u betaalt;
• Dit moet dezelfde naam zijn als op de factuur.

Zit uw factuur in een batchbetaling? Dan is er een specificatie van de batchbetaling nodig.

3. Stuur loonstroken mee

Stuur twee loonstroken van twee verschillende medewerkers van de maand mee waarin de laatste projectactiviteiten hebben plaatsgevonden.

4. Zet het project op uw website

Wie Europese subsidie ontvangt heeft een publicatieplicht. Hier voldoet u aan door uw project kort te beschrijven op uw website. Voeg het logo van de Europese Unie toe en zorg ervoor dat het minimaal even groot is als de andere logo’s op de site. Het logo moet zichtbaar zijn bovenaan de pagina waar de beschrijving staat.

5. Bewaar alles op een handige plek

Maak het uzelf makkelijk en bewaar alle documentatie van uw ESF DI project bij elkaar in een ordner of in een map op uw pc. Behalve e-mail kunt u ook gebruik maken van systemen als Trello of Asana. Gebruik deze software in uw voordeel door hierin aparte ESF DI-projecten, documenten of mailadressen (CC: ESFdi@jouwbedrijf) te creëren. Zo verzamelt u automatisch een groot deel van uw ESF DI-projectdocumentatie zonder extra inspanning.

6. Houd per entiteit een aparte administratie bij

Veel bedrijven werken voor lange tijd samen aan het ESF DI project. Wanneer er geen sprake is van een fiscale eenheid, bent u echter verplicht om per entiteit een aparte administratie bij te houden. Zorg ervoor dat dit vanaf de start goed is geregeld.

Heeft u meer hulp nodig?

Wilt u weten of uw administratie goed is ingericht? Neem dan contact op met onze specialisten en wij helpen u graag met een optimale ESF DI-administratie. U kunt ook onderstaand contactformulier invullen.