REACT-EU subsidieproces: 5 tips voor succesvolle afhandeling

Voorkom terugvorderen subsidie

De grote omvang van het programma en de snelheid waarmee budgetten verdeeld worden, vraagt extra oplettendheid van de subsidieontvangers. De voorwaarden en verplichtingen die in de subsidiebeschikking staan vermeld, dient u goed na te leven. Doet u dit niet, dan heeft u kans dat de beschikking wordt ingetrokken en eventuele voorschotten worden teruggevorderd.

Tips REACT-EU subsidieproces

Wij hebben in dit artikel vijf tips voor u die u kunt toepassen nadat u een subsidiebeschikking heeft ontvangen. Zo blijft u altijd scherp op verplichtingen en kunt u uw project succesvol voltooien.

1. Ga in gesprek met de managementautoriteit

Om de samenwerking af te stemmen en het indienen van de eindrapportage efficiënt te laten verlopen is het raadzaam een gesprek in te plannen met de managementautoriteit van uw regio. Voor de EFRO-regeling zijn dit: Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN), Op Oost, Kansen voor West en OP Zuid.

2. Zorg voor een correcte loonkosten – urenregistratie

Onmisbaar in de subsidieadministratie is een overzicht van alle loonkosten. De methode voor het berekenen van de uurtarieven kan verschillen. Verder moeten de gemaakte uren voor het subsidietraject geregistreerd worden en dient u door de medewerker en zijn/haar leidinggevende te laten ondertekenen. Blijf hier scherp op tijdens het traject, want alleen geregistreerde uren tellen mee voor de subsidie.

3. Blijf scherp op subsidiabiliteit binnen project

Gedurende het traject dient u altijd de subsidiabiliteit van de gemaakte kosten voor het project in de gaten te houden. U kunt hierbij een aantal basisprincipes aanhouden:

• U voert de activiteiten uit volgens het opgegeven projectplan
• U registreert de activiteiten gebaseerd op werkelijk gemaakte en betaalde kosten en kunt dit ook bewijzen (denk bijv. aan afschriften en facturen)
• U registreert alleen de kosten die gemaakt en betaald zijn binnen de projectperiode
• Alle kosten die u maakt, zijn om de projectdoelstellingen te bereiken en zijn in verhouding met de vooraf aangevraagde subsidiebedragen

De subsidiabiliteit van de gemaakte kosten is in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van het projectdossier. Hoe duidelijker en efficiënter u de kosten uitwerkt, hoe meer kans u heeft dat alle opgegeven kosten daadwerkelijk door de subsidieverstrekker goedgekeurd worden. Onze specialisten helpen u hier graag bij.

4. Let op bij onderlinge facturatie van kosten

Mocht uw onderneming verschillende entiteiten hebben, dan is het belangrijk om hier melding van te maken. Op het moment dat meerdere entiteiten kosten maken, moet u dit afstemmen met de managementautoriteit.

Tip van onze specialist: Mocht u aan betrokken partners binnen het project en gelieerde ondernemingen willen factureren, mag dit alleen zonder winstoogmerk.

5. Houd rekening met de controleverklaring

In de verleningsbeschikking van de subsidie staat de datum voor het indienen van de vaststelling. Bij veel projecten is die datum ook gelijk aan de einddatum van het project. Daarom is het raadzaam vroegtijdig contact op te nemen met de accountant voor het opstellen van een controleverklaring. Benieuwd wanneer u het beste een accountant kunt benaderen? Neem contact met ons op voor een tijdsindicatie.

Let op: Een controleverklaring is verplicht als u meer dan €125.000 aan kosten maakt.

Houd de looptijd van het project in de gaten

De programmaperiode van REACT EU loopt tot 31 december 2023 en vooralsnog is aangegeven dat uitstel van de projectperiode helaas niet mogelijk is.